De situatie
Inkomende offerteaanvragen en inkooporders komen binnen als ongestructureerde e-mails: PDF’s, regelitems, leveringsnotities en klantreferenties door elkaar. Voor elke order moest iemand de e-mail openen, de details eruit halen, het juiste klantrecord vinden, de ERP-invoer aanmaken en een bevestiging versturen.
Bij hogere volumes leidde dat proces tot trage doorlooptijden, vermijdbare adres- en contactfouten en onduidelijk eigenaarschap over de inbox.
Wat we bouwden
We herbouwden de intake-flow als één AI-gedreven pipeline. Inkomende e-mails en bijlagen worden automatisch geclassificeerd, ordergegevens worden geëxtraheerd, klantrecords worden gematcht en de ERP-order wordt zonder handmatige input aangemaakt.
Elke order krijgt een heldere status: verwerkt, vereist controle of fout. Gemarkeerde orders gaan naar een mens met de relevante context al zichtbaar. De rest stroomt automatisch door.
Het resultaat
RFQ-voorbereiding ging van 12 minuten naar 2 minuten per aanvraag (83% sneller). 80% van de orders landt direct in het ERP, klaar voor verzending zonder tussenkomst. Elke order krijgt een complete audit trail met de originele mail en bijlagen gekoppeld. Het team besteedt zijn tijd nu aan klantopvolging, uitzonderingen en orderkwaliteit in plaats van repetitieve data-invoer.
Zoals Allard, eigenaar, het verwoordde: de automatisering bespaart ongeveer 10 minuten per RFQ en orders worden aanzienlijk sneller verwerkt.
