De situatie
In logistiek-zware B2B-operaties leunen kritieke workflows nog steeds op handmatige documentverwerking. Inkomende e-mails bevatten een mix van handgeschreven voorraadlijsten, packing lists, palletgegevens, verzendinstructies en LC- of collections-eisen.
Elk document moet operationele output worden: een gestructureerde voorraadimport, een gewichtsuitgebalanceerd containerplan, verzendlabels of een trade finance-pakket. Elke stap vraagt handmatige interpretatie, data-invoer, documentcreatie en controles. Bij hogere volumes ontstaat zo echte druk op de doorvoer.
Wat we bouwden
We herbouwden de volledige documentketen als één AI-gedreven pipeline. Inkomende e-mails, scans en spreadsheets worden automatisch geclassificeerd, omgezet naar gestructureerde data en doorgezet naar de juiste output: voorraad, containerplanning, verzendlabels en LC/Collections-voorbereiding.
Elke fase draait expliciete validatie- en confidence-checks. Uitzonderingen worden gemarkeerd voor menselijke review. Routinedocumenten stromen zonder handmatige verwerking door.
Het resultaat
LC- en collections-dossiers die voorheen uren kostten, zijn nu in minuten klaar. Piekvolumes worden opgevangen zonder extra mensen. Legal-documentatie ging van 3 uur naar 5 minuten per zending (97% sneller), container-indeling van 4 uur naar 2 minuten (99% sneller), en 500 regels per week worden verwerkt zonder handmatig overtypen.
