De situatie
Sollicitaties kwamen binnen als ongestructureerde e-mails: cv’s, links, gemengde talen, doorgestuurde berichten van bureaus en aanbevelingen van collega’s. HR-teams moesten elk bericht lezen, bepalen of het een echte sollicitatie was, geschiktheid controleren, ontbrekende gegevens aanvullen en de kandidaat registreren in het HR-systeem.
Bij hogere volumes leidde dit tot trage eerste reacties, het risico op dubbele kandidaten, onnodig heen-en-weer en compliance-risico’s rond geschiktheidsregels.
Wat we bouwden
We herbouwden het proces als één AI-gedreven intake-pipeline. Inkomende e-mails worden automatisch geclassificeerd als sollicitatie of geen sollicitatie, kandidaat- en vacaturegegevens worden geëxtraheerd en beleidsregels worden direct toegepast.
Vanaf daar handelt de pipeline de volgende stap af zonder handmatige input: ontbrekende informatie opvragen, niet-geschikte kandidaten afwijzen in de juiste taal, terugkerende sollicitanten herkennen en geldige kandidaten aanmaken in het HR-systeem inclusief hun cv.
Het resultaat
Het opvragen van aanvullende kandidaatgegevens ging van 7 minuten naar 1 minuut per sollicitatie (86% sneller), en het synchroniseren van kandidaten naar AFAS Profit van 13 minuten naar 1 minuut (92% sneller). Beleidschecks lopen automatisch op 90% van de sollicitaties. Recruiters besteden hun tijd aan gesprekken met gekwalificeerde kandidaten en aannamebeslissingen, niet aan inbox-administratie.
Zoals een HR Manager het verwoordde: alles wordt automatisch gesorteerd en de juiste volgende stap is al ingezet voordat iemand de inbox opent.
